近几年来，网络、信息技术在电子政府工程中得到广泛运用，公文处理自动化已经成为必然趋势。科学合理地设计电子公文处理系统，是公文处理自动化得以快速推广并发挥作用的关键所在。本文试就政府电子公文处理系统的设计目标，包括设计原则、处理程序和技术要求谈点看法。
　　一、要坚持高技术、智能化、便捷性的设计原则
　　所谓高技术，就是电子公文处理系统设计应采用当代先进、适用的软件编辑技术和流程，并充分考虑与计算机硬件系统的匹配、与电子政府其它运行系统的兼容。政府系统可以利用各级政务网通常使用的Lotus Domino/Notes群件强大的协同和通讯功能进行设计，既体现了高技术，又实现了资源共享和充分利用。
　　所谓智能化，就是电子公文处理系统要实现材料采集、文字图像输入、格式生成、审核流程、传递发送、审批签名、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示等多节点、全过程的自动化。如材料采集，应在系统内建立公文处理材料数据库，将国家和地方性的法律法规、政策性公文，以及相关部门、单位的有关政策性规定等材料纳入其中，便于公文起草部门和文秘人员草拟公文时查询和参考。
　　所谓便捷性，就是本着电脑为人服务的思想设计公文处理流程和操作方式。每位公文处理人员工作界面的流程和操作方式应尽可能简化，能一道程序完成的绝不经过两道程序，点击一次可以完成的操作绝不点击两次。同时，文字图像输入、编辑和输出，应有多种功能和方法，以适应具有不同计算机操作能力的人员使用。
　　二、要采用全面沟通、自动生成、高效动作的处理程序
　　一是上下左右全文位沟通，相互匹配。电子公文处理程序应当做到：对上，要与中央、国家机关能联上；对下，要与市、县甚至乡镇能沟通；对左右，党委、政府、人大、政协的各部门、各直属单位应结为一体；对内，处室内部人员之间、处室之间、处室与领导之间，在收文、办文、核稿、送审、签发、发文、存档等各个环节上同处一个系统，既能收得到、发得出，又能改得了、退得回。同时，还应考虑到公文信息公开的需要，设计时预留与互联网连接的功能。
　　二是实现公文格式自动生成。第一是各类行政机关通用文种格式的自动生成。只需输入，点击某一文种，电子公文系统就能根据新的《国家行政机关公文格式》的标准自动生成指定文种的一般格式和特殊格式。第二是16个格式要素自动生成。只需点击相应符号，系统就能自动按照行政机关公文格式要素位置，用标准的字体、字号及文字予以标识。又如公文的生效标志，人工用印经常发生偏差或错位，现在只需点击相应的印章个数，系统就会按照格式规定自动生成一个或一个以上的电子印章，印章位置、上下左右的间距准确无误，并且能根据印章的文字、图形区别是用中套还是下套方式。
　　三是多功能高效运作。在收文阶段，秘书处对来自各方面的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。在办文阶段，办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件，进行拟稿、审核、会签、签发，并对办文过程进行流程跟踪监控。在发文阶段，利用政务网络实现全方位传送。归档阶段，计算机按照档案部门的规定建立数据库，能够按年度、按性质、按文号、按主题词进行多标准的归档和查询。在各工作环节上，设计错件追回、工作移交、工作授权等功能。
　　三、要达到痕迹保留、全程监控、安全保密的技术要求
　　计算机对进入公文处理自动化系统进行操作的所有人员的工作日期、对象和操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和登录，自动记录其修改痕迹。上一级领导和有关人员通过计算机可以随时掌握流程中秘书人员的工作时间、修改内容，进行全过程监控和查询，能够有效地避免流程中因工作移交、工作授权不及时而带来的办件不及时和发生差错责任不清现象的发生，对增强秘书人员的工作责任心，提高公文处理质量和工作效率起到重要的保证作用。
　　保密是公文处理自动化过程的重点和难点问题之一，为了防止窃泄密现象发生和可能的黑客攻击，政府电子公文运行系统在软件编辑过程中，应充分利用Lotus Domino/Notes平台提供的双密钥加密和多层权限控制，建立相对安全可靠的加密机制和权限控制，每一工作人员的操作界面都应设计相互保密的密钥和密码，未经授权外人无法进入。在此基础上，为防止伪造公文和冒名顶替签名，该系统可采用经国家职能部门认证许可的DST数字签名工具进行电子签名试运行，做到本人手写体电子签名和印章电子加盖，有效保证公文签发人和电子用印的真实可靠。

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